Sus empleados pasan una parte sustancial de sus horas de trabajo transfiriendo información de un sistema a otro. Sus procesos no están automatizados y hay retrasos. Los procesos digitales en una empresa sólo pueden funcionar si las soluciones utilizadas están conectadas a la perfección.
Un ejemplo típico es la tramitación de las cuentas a pagar. Si estos datos son transportados de departamento a departamento mediante carpetas, finalizados con workflow manuales o via correo electrónico, no sólo se pierde mucho tiempo, sino que también se pierde la transparencia, la eficacia y se introduce la posibilidad de errores y fraude.
En Prozesua hemos diseñado flujos de Facturación y Facturación Electrónica para automatizar las tareas implicadas en las cuentas a pagar, validación, inserción de un sistema de aprobación mediante perfiles y Roles, matching automático de cuentas IBAN, etc. Igualmente disponemos de sistemas adaptados a la Nueva Ley Crea y Crece, multiformato e integrado con la administración y los Sistemas de Plataformas de Intercambio Electrónico de documentos que existen para ello.
Otros procesos, por ejemplo, gestión documental ,gestión de contratos, tareas en el departamento de Recursos Humanos o en flujos de emails existe un potencial considerable de cara a la optimización.
Muchas empresas siguen desaprovechando tiempo y recursos mediante el discurso «siempre hemos hecho esto así”.
Lo cierto es que las empresas que no adoptan la digitalización y automatización se quedan atrás con respecto a la competencia a medio y largo plazo si no contemplan digitalizar y automatizar tareas, procesos, datos y documentos.
Gestionar adecuadamente sus procesos le impulsan hacia una mayor agilidad y, por tanto, más competitividad.
Aunque curiosamente no es percibido así esto tiene un grave impacto directo en sus cuentas de gastos.
Un ejemplo típico es conectar a su sistema ECM, cualquiera que sea su gestor documental, o bien podemos creando o usando su propio repositorio actual de documentos de SharePoint, simplemente teniendo un repositorio de ficheros o documentos y conectándolo a nuestro sistema de Workflow ya tenemos todo interconectado a través de interfaces. De esta forma gobernamos el control de sus procesos y documentos. Podemos diseñar pantallas, flujos y automatizaciones para optimizar el trabajo de sus empleados.
Nuestro departamento de desarrollo puede conectar a cualquier sistema de terceros. Hemos desarrollado infinidad de interfaces y por lo tanto hemos asegurado transiciones sin fisura entre diferentes sistemas en nuestros clientes.
¿ Cómo lo hacemos ?
Trabajamos con plataformas mediante las cuales se pueden diseñar Workflows o flujos de trabajo mediante asignación de roles, permisos y usuarios de forma que a cada usuario o responsable le llega de forma automatizada la tarea a ejecutar, mediante un sistema de validaciones, emails automáticos, etc, etc. Cada responsable recibe sus tareas de forma ordenada y el proceso va ejecutando sus etapas de forma ordenada.
Y además esto está funcionando extraordinariamente bien en varias empresas más.
Bien, pues un diseño de este workflow con pantallas a medida que ejecuten tareas de forma automática parece magia. El ahorro de tiempo es brutal.
Su compañía se beneficia de la transferencia automática de datos o accede a sus documentos archivados de una aplicación sin dejar el entorno de trabajo familiar. Nuestras soluciones pueden incluso correr en background mediante sus aplicaciones actuales, de esta forma sus usuarios no sufrirán el cambio de herramientas. Pídenos información y te mostraremos como optimizar tus procesos y documentos.
