SharePoint es una herramienta muy usada como repositorio de documentos en entornos colaborativos, pero cuando el volumen de documentos crece se convierte en inmanejable ya que es una solución que carece de funcionalidades necesarias para una gestión eficiente.
Desde nuestra experiencia ayudando a clientes a digitalizar procesos relacionados con documentos vemos cuales son los principales inconvenientes con esta tecnología:
- A medida que aumenta el número de documentos y la complejidad de las bibliotecas, el rendimiento del sistema puede disminuir, resultando en tiempos de carga más largos.
- Las búsquedas pueden volverse más tediosas y menos eficaces con grandes volúmenes de datos, teniendo un importante impacto en la productividad.
- Si no se implementa una estructura de carpetas claramente definida, los usuarios pueden tener dificultades para encontrar y recuperar documentos específicos.
- La falta de un esquema consistente de metadatos puede dificultar la clasificación y la organización de los documentos.
- Gestionar permisos y versionado se vuelve más complicado conforme aumenta la cantidad de documentos.
- Mantener el control de acceso y garantizar que solo los usuarios autorizados puedan ver ciertos documentos puede se convierte en un desafío.
- Asegurarse de que la creciente cantidad de documentos cumpla con las regulaciones y normativas pertinentes es muy engorroso.
Son muchas las empresas que trabajan de esta forma hasta que llegan a una situación insostenible, entonces se plantean migrar o remediarlo con otras soluciones. La falta de tiempo y el desconocimiento son 2 factores que contribuyen a esto.
Una de las estrategias que seguimos en Prozesua para mitigar los problemas con grandes volúmenes de documentos es introducir automatización y flujos de trabajo, implementamos interfaces, sistemas de versionado, sistemas de gestión de permisos, usuarios, grupos y roles.
Lo que siempre recomiendo es optimizar todo ese trabajo administrativo repetitivo, mal diseñado e improductivo para eliminar ese gasto.
Como siempre digo hay que buscar la manera de gestionar mejor el tiempo mediante la utilización óptima y profesional de la tecnología. Si estás en esta situación plantea un cambio.
