La factura electrónica en España está impulsando la automatización del procesamiento de facturas tomado un papel central en la transformación digital de las empresas. Esta tendencia no solo se orienta a mejorar la eficiencia y exactitud en la gestión de pagos y cobros, sino que también responde al creciente marco normativo que impulsa la adopción de la Factura Electrónica en España. En este contexto, la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude emergen como catalizadores de cambio, estableciendo los nuevos contornos legales que las empresas deben navegar para mantenerse competitivas.
Desafíos de la automatización del procesamiento de la factura electrónica
- Integración con sistemas preexistentes: Las empresas se enfrentan al reto de incorporar soluciones de facturación electrónica que se alineen con sus sistemas contables y de gestión ERP ya existentes. Aquellas que aún hacen este proceso de manera manual, deberán das un doble salto hacia la digitalización y automatización para ser capaces de emitir y recibir facturas electrónicas.
- Cumplimiento Normativo: Con las regulaciones en constante cambio, mantenerse actualizado y garantizar la conformidad con todas las disposiciones legales es una tarea retadora. De allí la importancia de contar con un proveedor de software capaz de adaptarse rápidamente a estos cambios.
- Resistencia al cambio organizacional: La implementación de nuevas tecnologías puede encontrar oposición interna debido a la comodidad con procesos tradicionales o el temor a la obsolescencia de ciertos roles.
- Costos y ROI: La inversión inicial en la automatización de facturas puede ser significativa, y las empresas deben evaluar el retorno de inversión (ROI) con precisión, así como los pro y contra de no invertir en adaptarse a las normativas.
- Seguridad y Privacidad de Datos: Asegurar la integridad y confidencialidad de la información es esencial, más aun considerando la sensibilidad de los datos manejados en las facturas.
Cómo enfrentar los desafíos de automatización con la llegada de la factura electrónica a España
Para saber cómo enfrentar los cambios que trae la factura electrónica en España, vamos a describir de forma general cada una de las leyes que la promueven y definir una estrategia para adaptarse
1.- Ley Crea y Crece: Esta ley fomenta la creación y crecimiento de las empresas, y facilita la digitalización. Abarca la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica entre empresas y con el sector público, lo que implica un impulso definitivo hacia la automatización.
Estrategia: Es fundamental adaptarse a plataformas de facturación electrónica que faciliten el cumplimiento de esta ley, priorizando soluciones que ofrezcan una fácil integración con los sistemas existentes para una suave transición. Las plataformas obligatoriamente deben garantizar la interconexión entre plataformas públicas y privadas para facilitar el intercambio y la interoperabilidad.
2.- Ley Antifraude: Esta normativa busca combatir el fraude fiscal y promueve la utilización de sistemas de facturación que garantizan la trazabilidad y la integridad de las transacciones, manteniendo una comunicación directa sobre el estado de las facturas con las autoridades fiscales competentes.
Estrategia: Las empresas deben seleccionar proveedores de software de facturación electrónica que aseguren la actualización constante frente a las regulaciones fiscales, incorporando funcionalidades como la firma electrónica avanzada, la facturación en tiempo real, la comunicación automáticas de estado, la visualización legible de facturas, entre otras.
Sugerencias para adaptarse a los cambios de normativa sobre factura electrónica en España
En Prozesua, sabemos lo que implica enfrentar diferentes cambios en la empresa, por eso, te dejamos algunos consejos cómo adoptar las nuevas normativas en tu empresa:
Capacitación y conciencia: Es crucial educar al personal sobre los beneficios y el funcionamiento de la factura electrónica, creando así una cultura organizacional abierta a la adaptación digital.
Análisis de ROI: Es recomendable realizar una evaluación detallada de los costos y beneficios a largo plazo de la implementación de la automatización de facturas, subrayando la eficiencia y ahorros que conlleva.
Enfoque en la Seguridad: Adoptar soluciones que proporcionen encriptación y medidas de seguridad robustas para proteger los datos sensibles y cumplir con la normatividad vigente.
Automatización inteligente: La factura electrónica representa una oportunidad para mejorar los procesos de gestión de facturas tanto emitidas como recibidas, abriendo paso a la automatización de los flujos de trabajo para un mayor control interno y cumplimiento de regulatorio.
En conclusión, para que las empresas en España superen los desafíos que conlleva la automatización del procesamiento de facturas y se alineen con las nuevas leyes de Factura Electrónica, deben tomar un enfoque proactivo. Adaptarse a plataformas de facturación electrónica que cumplen con la normativa, invertir en capacitación y tomar medidas para garantizar la seguridad de los datos, serán claves para transitar exitosamente hacia un horizonte fiscal digitalizado y libre de fraude.
En Prozesua, te ayudamos a enfrentar todos estos desafíos con nuestra automatización inteligente. Consulta nuestra solución o contáctanos.
